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六步法,帮助项目经理做好进度管理

  • 2020-03-23

当项目经理接手一个项目,最好不要马上进行工作,或者对任务进行随意安排。首先,应该制定可靠的项目进度计划,这是决定项目是否成功完成的关键因素。下面给出六个步骤,帮助项目经理快速创建科学合理的项目进度计划。

1、凝聚群体智慧,让团队成员参与计划制定

让项目团队成员参与到项目进度计划的讨论中,利用他们的专业知识来确保对项目的每个元素进行全面规划。一人计短二人计长,项目经理通过这种方式可以避免出现考虑问题不到位的情况,同时也能对计划中出现的问题进行偏差纠正。

捷为iMIS-PM中,项目经理可以快速创建项目计划并支持项目模板导入,大大节省时间和精力。为了帮助项目经理更好地做好计划管理,iMIS-PM还支持对项目计划的在线编辑修改,群体讨论结果可快速沉淀至项目进度计划中。

2、未雨绸缪,定义项目范围及任务间依赖关系

项目经理要确保客户以及主要利益相关者的每个请求都包括在项目计划中,同时设定好项目边界,尽量避免需求扩散。确认好各项任务活动以及任务之间的依赖顺序,可以帮助项目经理迅速理清项目计划框架,建议先从最困难或最重要的任务做起。

为了帮助项目进度计划制定得更严谨、细致,捷为iMIS-PM支持四种任务受控方式:工时审批人确认任务完成,任务关联文档控制任务完成,任务关联问题控制任务完成,任务关联流程控制任务完成,项目经理可以根据项目的具体需求自行设定任务受控方式,确保项目任务按时按质完成。

3、锁定关键点,为重要项目成果创建里程碑

当项目中从开始到完成阶段性工作的时候,可以在完成的点设置一个里程碑,这样就提供了很大的机会来检查项目是否在按照正常轨道进行,以及是如何进行的。通过创建项目里程碑,可以让项目团队成员始终保持专注和对阶段性任务完成的积极性。

在捷为iMIS-PM中,可以帮助项目经理快速建立WBS任务分解结构,并在计划中添加重要的里程碑,以标记重要阶段或事件,项目线路图直观显示项目实际进度以及里程碑任务,项目成员可以随时查看并对照当前进度灵活安排工作。

4、参考历史经验,花点时间去做时间评估

在做项目计划的时候,对于任务时间如何分配,最好的方式是参考历史信息或者其他人的经验,这也是为什么把创建项目计划作一项重要任务的原因所在,没有对时间进行评估,就无法进行下一步的动作。当团队成员内部讨论达成共识后,就会根据进度进行任务分解和资源投入,后续想要进行更改将会是一个艰难的挑战,所以一定要在前期把时间评估正确。

在捷为iMIS-PM中,有一个专门的统计分析版块,项目经理通过分析项目计划执行的过程数据,帮助找到薄弱和问题环节,进行针对性优化改善,同时还可根据以往的经验数据,对接下来项目的任务时间分配进行预估,不断改进项目计划,提升执行效率。

5、留足缓冲空间,预见时间和项目范围的变化

不管项目最初是如何精心的创建项目范围以及确定项目的起始时间和结束时间,这些都是基于安全的假设和规范的操作。但在实际过程中,项目前进的道路会出现令人猝不及防的变化,为了适应这些变化,明智的做法是为预案留足空间,这样在项目到达截止日期前会有一定的缓冲余地。

前面一篇文章我们已经提到,捷为iMIS-PM支持在线对甘特图进行修改,重要里程碑的变更,项目经理也可先提交项目变更申请,相关领导审批通过后就可以实施变更计划,支持计划基线版本保存和比对分析。

6、合理安排资源,分配任务给团队成员

现在已经完成了项目进度计划表的定制,接下来该给项目团队成员分配任务。不要指望项目成员100%的生产率,任务也不会从分配下去对方就一定能完成,项目成员总是会被文书工作、会议、临时性的沟通打断,这些都需要额外的时间,所以最好把它们包含在你的进度估算中。一旦项目成员被分配任务,那么整个项目进度安排就应该进行审查看是否存在冲突,确保每个成员都能按照既定的安排全力以赴实现项目目标。

项目成员如何查看分配给自己的项目任务呢?在捷为iMIS-PM的「我的项目」模块,直观显示分配给项目成员的所有项目任务,包括该任务所属项目名称,所属项目经理,计划开始时间和计划结束时间,以及当前进度,方便项目成员随时查看,遇到问题可及时与项目经理沟通,同时系统还支持资源冲突检测和提醒,避免资源浪费和错配现象。

做好了这六步,项目就相当于成功了一大半,接下来做好项目执行和监督工作,项目的完成也就是水到渠成的事情了。

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